Quản lý ghi chú hiệu quả với phương pháp PARA
Sắp xếp và lưu trữ các ghi chú dựa trên mức độ hành động (actionable)
Giới thiệu
Trong thời đại thông tin phát triển như hiện nay, tổ chức và quản lý các ghi chú (note) có hiệu quả là một kỹ năng rất cần thiết. Phương pháp PARA được đề cập trong quyển sách “Building a Second Brain” sẽ giúp chúng ta giải quyết được các tình trạng thường gặp như: tốn nhiều thời gian để quản lý và tìm kiếm, lưu rất nhiều ghi chú nhưng không nhớ để dùng,…
Thông thường mọi người sẽ lưu các ghi chú dựa trên danh mục (category) như: toán học, lịch sử, tâm lý học,… hay theo ngày tháng. Còn phương pháp PARA thì chú trọng sắp xếp và lưu trữ các ghi chú dựa trên mức độ hành động (actionable). Nói một cách khác, chúng ta nên sắp xếp dựa trên mức độ liên quan và tính cấp thiết của ghi chú đến tác vụ mà bạn đang thực hiện.
Áp dụng phương pháp PARA
Phương pháp PARA xoay quanh bốn thư mục (folder) sau:
Project
Area
Resource
Archive
Thư mục Project sẽ chứa các ghi chú liên quan đến tác vụ hay công việc bạn đang làm và cần hoàn thành trong ngắn hạn. Ví dụ như: lập kế hoạch đi du lịch, thiết kế website portfolio, hoàn thành bài thuyết trình, đăng bài blog mới, viết báo cáo…
Thư mục Area có mức độ cấp thiết ít hơn thư mục Project, chúng bao gồm các ghi chú liên quan đến các tác vụ hay công việc cần thực hiện trong dài hạn, không có deadline cụ thể. Chẳng hạn như: học bơi, cải thiện sức khoẻ, quản lý chi tiêu,…
Thư mục Resource chứa các ghi chú sẽ cần dùng đến trong tương lai. Có thể là: ghi chú từ một bài viết, hoặc những đoạn nổi bật (highlight) trong một cuốn sách… Hiện tại nó chưa nằm trong bất kỳ tác vụ hay dự án nào đang thực hiện, nhưng sẽ đóng vai trò là một nguồn tham khảo mỗi khi bạn cần đến.
Thư mục Archive là nơi bạn cất giữ những ghi chú không cần dùng đến nữa, nhưng không muốn xoá. Có thể là một dự án hay công việc đã hoàn thành xong, nhưng có thể là một nguồn tham khảo trong tương lai.
