Tại sao chúng ta cần phải ghi chú khi học tập và làm việc?

Your mind is for having ideas, not holding them.

Đối với hầu hết mọi người, việc ghi nhớ và truy xuất thông tin là điều không thể tránh khỏi. Dù cho bạn là sinh viên, nhân viên văn phòng, nhà đầu tư hay hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào, thông tin luôn là công cụ quan trọng để xử lý các tình huống trong công việc và cuộc sống.

Từ thời nguyên thuỷ, thông tin đã là yếu tố then chốt giúp con người sinh tồn với thiên nhiên và xã hội. Khả năng nắm bắt thông tin về thời tiết, các mối quan hệ, và đưa ra những quyết định đúng đắn là điều kiện sống còn, giúp con người thích nghi và phát triển.

Trong xã hội hiện đại, phần lớn chúng ta đều là những knowledge workers—những người làm việc và xử lý tình huống dựa trên một khối lượng thông tin khổng lồ. Human Capital là một thuật ngữ dùng để chỉ những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm mà mỗi cá nhân tích lũy được qua quá trình học tập và làm việc. Trong môi trường doanh nghiệp, đây là một tài sản quý giá giúp thúc đẩy sự phát triển của tổ chức. Đây không chỉ là yếu tố cạnh tranh, mà còn là chìa khóa để mỗi cá nhân phát triển sự nghiệp của mình. Vì vậy, việc ghi chép sẽ giúp bạn quản lý và tích luỹ các giá trị của bản thân thông qua quá trình học hỏi, đào tạo, và trải nghiệm thực tế.

Ghi chú giúp giảm bớt gánh nặng cho bộ não

Your mind is for having ideas, not holding them.
—David Allen, tác giả của Getting Things Done

Trong một xã hội bận rộn và tràn ngập thông tin, bộ não của chúng ta thì có giới hạn về khả năng lưu trữ và ghi nhớ thông tin. Hằng ngày, chúng ta phải tiếp nhận vô số thông tin từ công việc, học tập, các mối quan hệ, và cuộc sống cá nhân. Khi khối lượng thông tin này trở nên quá lớn, việc quên đi những chi tiết quan trọng là điều không thể tránh khỏi.

Bên cạnh đó, việc ghi chú cho phép chúng ta tập trung hơn vào tư duy và sáng tạo thay vì cố gắng ghi nhớ từng mẫu thông tin. Việc này mang đến cảm giác tự chủ hơn, giúp bạn tự tin hơn trong công việc và cuộc sống, đồng thời chúng ta sẽ có thêm thời gian và tâm trí cho những công việc thực sự ý nghĩa hơn, như tương tác với đồng nghiệp, trò chuyện với người thân, hay sáng tạo những ý tưởng mới.

Ghi chú giúp tiết kiệm thời gian và công sức đã bỏ ra

Ghi chú chúp ta nhanh chóng nhớ lại những kiến thức có độ chi tiết và phức tạp cao, chẳng hạn như cách code một website, một khóa học, hay nội dung của một quyển sách. Nếu không ghi chú chép, thì chắn chắn chỉ sau vài tuần lễ, những kí ức sẽ nhanh chóng phai nhạt. Lần tiếp theo khi bạn tiếp xúc lại với những tài liệu đó, thì bạn gần như phải học lại từ đầu, rất tốn thời gian và lãng phí công sức.

Ghi chú giúp chúng ta suy nghĩ mạch lạc hơn

Khi “giải phóng” những suy nghĩ hay ý tưởng lên mặt giấy hoặc màn hình, chúng ta dễ dàng hình dung và sắp xếp chúng một cách rõ ràng hơn. Việc biến ý tưởng thành hình ảnh hoặc chữ viết giúp ta phát hiện ra những mối liên kết mà trước đó có thể chưa nhận ra, đồng thời làm sáng tỏ những khía cạnh còn mơ hồ cần phát triển thêm.

Hơn nữa, nhiều phần mềm ghi chú hỗ trợ tư duy dưới dạng mindmap hay biểu đồ, giúp chúng ta phân tích và ghi nhớ sâu hơn, từ đó tiếp cận các vấn đề dưới các góc nhìn mới mẻ, mở rộng phạm vi suy nghĩ và nâng cao khả năng sáng tạo.

Ghi chú giúp chúng ta tích luỹ ý tưởng theo thời gian

Nếu không có ghi chú từ trước, thông thường khi lên kế hoạch, phát triển sản phẩm hoặc brainstorm, chúng ta có xu hướng chỉ dựa vào những ý tưởng có sẵn tại thời điểm đó. Cách tiếp cận này dễ dẫn đến hiện tượng Recency Bias, khi những thông tin được ưu tiên chủ yếu là những gì vừa mới xuất hiện trong thời gian ngắn gần đây.

Trong khi đó, các ý tưởng hay ho thường xuất hiện bất chợt trong cuộc sống hằng ngày. Nếu chúng ta dành thời gian để ghi lại và sắp xếp chúng một cách có hệ thống, những ý tưởng này có thể trở thành nguồn tham khảo quý giá khi cần thiết.

Ngoài ra, mỗi khi bạn cảm thấy bế tắc hay cạn kiệt ý tưởng, đơn giản chỉ là nguồn tư liệu bạn tham khảo chưa đủ nhiều và đa dạng. Việc tích góp các mẩu thông tin và ghi chú lại giúp xây dựng một “thư viện” ý tưởng cho riêng mình, nơi chúng ta có thể tìm cảm hứng khi cần. Cách tiếp cận này gọi là “slow burn”, cho phép chúng ta có thời gian tích luỹ mọi thứ một cách chậm rãi và từ tốn, tránh đi sự vội vàng hấp tấp khi đưa ra quyết định.

Tại sao hầu hết chúng ta đều không có thói quen ghi chú?

Với hầu hết mọi người, từ lúc còn ngồi trên ghế nhà trường, việc ghi chú đơn giản chỉ là một cách để đối phó với thi cử. Chúng ta thường chỉ ghi chép những gì có thể sẽ xuất hiện trong bài thi, và khi kỳ thi kết thúc, những ghi chép đó hầu như sẽ bị lãng quên. Hệ thống giáo dục vô tình hình thành một thói quen cho chúng ta khi xem việc ghi chú chỉ là tạm thời và không mang lại giá trị dài hạn.

Tuy nhiên, khi bước vào công việc, khả năng ghi ghép lại có một tầm quan trọng khác. Chúng ta không hề biết lúc nào “bài thi” sẽ đến—có thể là một cuộc họp bất ngờ, một yêu cầu từ khách hàng, hay một cơ hội đầu tư mới. Thay vì chuẩn bị cho một kỳ thi cố định, chúng ta cần sẵn sàng ứng phó với vô số tình huống không lường trước, đòi hỏi sự chính xác và nhanh nhạy trong việc xử lý thông tin. Ghi chép không còn chỉ là công cụ đối phó tạm thời, mà nó nên là một thói quen xây dựng kiến thức lâu dài, việc này không chỉ giúp bạn quản lý thông tin mà còn là cách để theo dõi sự phát triển cá nhân qua từng giai đoạn trong cuộc sống.

Nhiều người không biết cách ghi chú sao cho hiệu quả

Có thể bạn đã nhiều lần thử ghi chép nhưng gặp khó khăn trong việc sắp xếp và quản lý các ghi chú, dẫn đến mất thời gian tìm kiếm và đôi khi thậm chí là thất lạc thông tin. Hoặc cũng có thể bạn đã dành quá nhiều thời gian lưu trữ thông tin một cách chi tiết quá mức cần thiết, dẫn đến cảm giác quá tải và mất hứng thú với việc ghi chú.

Những kiến thức về ghi chú thường rất ít được dạy ở trường lớp, hay thậm chí cả đại học và nơi làm việc. Chúng ta học được cách ghi chép cơ bản để phục vụ thi cử, nhưng ít ai chỉ dẫn về cách tổ chức và quản lý ghi chú sao cho hiệu quả và phù hợp với nhu cầu dài hạn. Khi bước vào môi trường làm việc, nơi thông tin liên tục đến từ nhiều nguồn và phải được xử lý nhanh chóng, sự thiếu hụt này càng trở nên rõ ràng.

Kết bài

Từ nhiều năm nay, mình đã thực hành việc ghi chú lại các kiến thức từ quá trình học tập, công việc, và cũng như những kinh nghiệm trong cuộc sống. Nhờ sự phát triển của công nghệ, việc ghi chú giờ đây trở nên tiện lợi và hiệu quả hơn bao giờ hết. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn sẽ tìm thấy thêm động lực và nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của việc ghi lại và lưu trữ kiến thức trong cuộc sống.

Nguồn tham khảo

• Nguồn ảnh (image credits): pexels

• https://www.investopedia.com/terms/h/humancapital.asp

• https://www.amazon.com/Building-Second-Brain-Organize-Potential/dp/1982167386